Règlement de participation au Congrès FEPRABEL - 18-19 avril 2024

Ce règlement s'applique au Congrès organisé par Feprabel le 18-19 avril 2024 (ci-après le Congrès).

A. EXPOSANTS

1. L’inscription comme exposant au Congrès est ferme et définitive. Par leur inscription, les exposants s'engagent à respecter les dispositions du présent règlement, et toute disposition nouvelle adoptée par les organisateurs dans l'intérêt du Congrès.

2. Par leur participation au Congrès, les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et/ou services en rapport direct avec le secteur. La participation au Congrès est ouverte aussi bien aux membres qu’aux non-membres de Feprabel, bien que la participation d’un non- membre de Feprabel ne soit acceptée que si l’organisation de Feprabel estime que l’activité commerciale de la société non-membre est en rapport direct avec le secteur.

3. L’inscription des sociétés se fait sous leur nom. Seule la société qui s’inscrit sera considérée par l’organisateur comme exposant effectif. Ce n’est qu’à cette société que les services, décrits dans le règlement, seront accordés. Il est interdit à l’exposant de céder à un tiers l’entièreté ou une partie de son stand, sous quelle dénomination ou titre que ce soit.

4. Les inscriptions comme exposant se font uniquement on-line via le formulaire d’inscription repris sur le site web congresfeprabel.be.

5. L’organisateur se réserve le droit de refuser ou d’accepter une demande de participation au Congrès, à tout instant et pour quelque raison que ce soit.

6. Feprabel accepte des inscriptions jusqu’à 5 semaines avant la date du Congrès. Passé ce délai, Feprabel ne peut garantir ni la réservation de l’exposant ni la fourniture de tous les services y attenant.

7. L’organisateur confirmera ou refusera, par email, chaque demande de participation au congrès endéans les 3 semaines suivant la date de réception de la demande de participation. Un refus ne sera pas motivé par l’organisateur. Si l’exposant (potentiel) n’a pas reçu de réponse endéans ce délai, il doit considérer que sa demande n’a pas été enregistrée et doit réintroduire une nouvelle demande auprès de l’organisateur Feprabel. Feprabel n’assumera aucune responsabilité vis-à-vis des tiers dans le cas de données incorrectes communiquée par l’exposant.

8. Seule la direction de Feprabel décide de l’implantation du Congrès et de l’attribution des emplacements. Au moment de l’inscription, les exposants ont la possibilité d’indiquer leur préférence pour l’emplacement de leur stand. Cette information est purement indicative sans lier Feprabel. L’organisateur ne doit pas justifier l’attribution de l’emplacement d’un stand. Toutefois, il s’engage à attribuer les emplacements, au mieux, en tenant compte au maximum des desiderata de l’exposant, suivant les critères susmentionnés, la disponibilité des emplacements et le règlement.

9. L’organisateur se réserve le droit d’adapter le plan du Congrès et par conséquent, de modifier l’implantation des emplacements si cela s’avère utile ou nécessaire, sans que cela ne confère aux exposants le moindre droit de revendiquer un quelconque dédommagement. L’organisateur transmet à l’exposant le plan du Congrès à titre purement informatif. Ce plan sera adapté de façon régulière selon l’évolution des inscriptions au Congrès.

10. Des services supplémentaires peuvent être commandés via le site web du Congrès : congresfeprabel.be. Lors de la commande de services et de biens supplémentaires, l'exposant s'engage à payer les coûts associés au fournisseur concerné.

11. Démontage : Les exposants libèrent leur stand à la fin du Congrès, le 19 avril 2024, à partir de 21h00. Si le stand de l’exposant n’est pas complètement libéré dans les délais prévus ou si celui-ci n’est pas remis dans l’état initial lors de la mise à disposition, Feprabel se réserve le droit de prendre les mesures qui s’imposent aux frais de l’exposant.

12. L’exposant assure le matériel de construction des stands. Feprabel souscrit une police d’assurance en responsabilité civile couvrant son organisation vis à vis des tiers, pour ce qui est des parties communes, hors stands. Chaque exposant est tenu d’assurer son propre matériel. Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance exploitation qui le couvre contre tout dommage, de quelque nature que ce soit, provoqué par une erreur personnelle, ou par une erreur commise par son personnel, des personnes travaillant pour lui ou sous sa responsabilité. Les exposants font abandon de recours vis-à-vis de Feprabel, des propriétaires ou des locataires de l’immeuble, pour tout dommage causé au matériel exposé, la construction du stand, etc., pour quelque raison que ce soit Feprabel ne peut en aucun cas être tenu responsable de vol, dégât, incendie, disparition, etc. de matériel exposé ou d’autre biens qui se trouvent dans les halls d'exposition. Afin de minimiser les risques de vols, Feprabel demande de ne pas laisser des objets de valeur à un endroit visible ou facile d’accès.

13. En cas d’annulation par l’exposant les frais suivants seront, en tous cas, redevables à Feprabel :

plus de 60 jours avant l’évènement : 10% du montant total
de 60 jours à 30 jours avant l'évènement : 30% du montant total
de 30 à 14 jours avant l'évènement : 50% du montant total
moins de 14 jours avant l’évènement : 75% du montant total

14. Pour des raisons de force majeure, Feprabel peut annuler le Congrès.

14.1. Un événement de force majeure est tout événement qui :

n'a pas été causé par Feprabel,
et entrave considérablement la poursuite de la mise en œuvre/réalisation du Congrés.

La condition d’application, en droit commun, de l’imprévisibilité en matière de force majeure ne doit donc pas être remplie. Sont considérés comme un événement de force majeure, sans que cette liste ne soit exhaustive :

les catastrophes naturelles (telles que les inondations, les tempêtes, la foudre, ...)
les troubles sociaux (tels que les grèves, les manifestations, ...)
les crimes (tels qu’un vol, le terrorisme, ...)
une maladie, une épidémie, un virus, une pandémie (comme le coronavirus, ...)
les pannes d'électricité et de télécommunications
les accidents (comme un incendie, ...)
les interventions gouvernementales, y compris des mesures gouvernementales pour lutter contre une maladie, une épidémie, un virus, une pandémie (comme une interdiction d'événements, une interdiction des déplacements, des mesures gouvernementales pour lutter contre le coronavirus COVD-19 ou leurs conséquences qui rendent impossible l'exécution des engagements de l'organisateur ...) - les guerres

14.2. Si Feprabel est concernée par un événement de force majeure, elle en informera par e-mail les exposants inscrits dans les plus brefs délais. Feprabel fournira les explications utiles avec cette notification afin de permettre à ses interlocuteurs de constater l'existence et l'impact de l'événement de force majeure allégué.

14.3. Feprabel prendra toutes les mesures raisonnables pour limiter l'effet de l'événement de force majeure invoqué sur l'exécution de ses obligations au titre du contrat. Par exemple, en cas d'événement de force majeure aggravant de manière significative les engagements concernant l'organisation du congrès 2024, Feprabel fera tous les efforts raisonnables pour organiser le cas échéant la partie digitale de l'événement.

14.4. Si Feprabel invoque un événement de force majeure, elle est libérée de toute responsabilité contractuelle ou extracontractuelle à compter de la survenance de l'événement de force majeure. Feprabel ne pourra donc en aucun cas être tenue responsable du non-respect des obligations affectées par la force majeure. Si un événement de force majeure aggrave substantiellement la poursuite de l'exécution des obligations découlant du contrat pour Feprabel, Feprabel dissoudra immédiatement le contrat pour le volet physique du Congrès.

15. Badges d'entrée :
Lors de l'organisation du Congrès de Feprabel, nous utilisons des badges d'entrée, permettant la gestion des participants au Congrès. Ce badge peut comprendre également un code QR équivalent à une carte de visite. Ce code QR statique comprend les données suivantes : nom-prénom-adresse email professionnelle-nom du bureau et site internet. Aucune autre information ou outil de suivi ou de tracking, n'est lié à ce code QR. Si le participant utilise ce code QR en le faisant scanner, cela correspond à une acceptation de l'utilisation de ses données personnelles par un tiers. Etant en B2B, nous estimons qu'il ne faut pas avoir de consentement préalable mais bien une possibilité de désinscription. Ceci est de la responsabilité de la personne ou de l'organisation qui utilisera les informations recueillies et qui doit respecter le RGPD. Ceci ne relève pas de la responsabilité de Feprabel. La collecte de données est conforme au niveau du RGPD mais les utilisateurs des infos collectées via ce QR code doivent respecter le RGPD lors de leurs contacts ultérieurs avec les participants.

16. Les exposants s’engagent à respecter tous les termes du présent règlement.

17. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).

B. PARTICIPANTS

1. Confirmation de l’inscription L’inscription au Congrès est effective à la date du paiement des frais d’inscription. Une facture est transmise au participant après inscription. Seuls les participants en ordre d’inscription et de paiement auront accès au Congrès.

2. Changement de participant Il est possible de se faire remplacer au Congrès après l’inscription. Jusqu’au 12 avril 2024, ce changement est gratuit. Après cette date, les frais portés en compte s’élèvent à 100€.

3. Annulation En cas d’empêchement, il est demandé de prévenir Feprabel par écrit à administration@feprabel.be. Les frais suivants seront portés en compte :

En cas d’annulation avant le 12 avril 2024 : 50% de l’inscription
En cas d’annulation à partir du 12 avril 2024 : 100% de l’inscription

Les remboursements seront effectués après le Congrès.

4. Badges.
Lors de l'organisation du Congrès de Feprabel, nous utilisons des badges d'entrée, permettant la gestion des participants au Congrès. Ce badge peut comprendre également un code QR équivalent à votre carte de visite. Ce code QR statique comprend les données suivantes : nom-prénom-adresse email professionnelle-nom du bureau et site internet. Aucune autre information ou outil de suivi ou de tracking, n'est lié à ce code QR. Si vous utilisez ce code QR en le faisant scanner, cela correspond à une acceptation de l'utilisation de vos données personnelles par un tiers. Etant en B2B, nous estimons qu'il ne faut pas avoir de consentement préalable mais bien une possibilité de désinscription. Ceci est de la responsabilité de la personne ou de l'organisation qui utilisera les informations recueillies et qui doit respecter le RGPD. Ceci ne relève pas de la responsabilité de Feprabel. La collecte de données est conforme au niveau du RGPD mais les utilisateurs des infos collectées via ce QR code doivent respecter le RGPD lors de leurs contacts ultérieurs avec les participants.

5. Assurance et responsabilité Par leur inscription, les participants au Congrès reconnaissent que les organisateurs et les fournisseurs du congrès Feprabel ne sont pas responsables des lésions personnelles, des pertes ou dommages causés aux biens et des frais supplémentaires divers engendrés par tout événement ou cause non couverts par l’assurance souscrite pour la tenue de l’événement.

6. Tout litige est régi par le droit belge et est de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles (Belgique).